業務の効率化を課題として抱えている場合、アプリで改善を図ってみてはいかがでしょうか。

業務効率化におすすめのアプリの中には、タスクを管理できたり、名刺を保存しておいたりとさまざまなものがあります。

アプリで業務効率化を図る際、目的に合ったものを選ぶことが大切です。

本記事では、アプリで業務・仕事を効率化するメリットや注意点、おすすめのアプリをご紹介します。アプリでの業務効率化を考えている企業や個人事業主は、ぜひ参考にしてください。

アプリで業務・仕事を効率化するメリット

どうやって業務の効率化を図ろうか迷っている場合やわからない場合は、まずアプリを活用するメリットを確認してみましょう。ここでは、アプリで業務・仕事を効率化するメリットを5つご紹介します。

時間の節約になる

データの整理や集計、フォーマットの変換などの作業をアプリに任せることで、手動で行う時間と労力を節約できます。顧客データや在庫情報をリアルタイムで確認できるアプリを利用すれば、情報を探し出すための時間の節約につながるでしょう。

チームや顧客とのコミュニケーションをアプリを通じて行うと、迅速かつ効率的に情報の共有が可能です。アプリを使用したメッセージングや共有機能は、メールや電話のやり取りに比べて、返信や承認の待ち時間を短縮してスムーズな意思決定ができるでしょう。

またタスクの管理やスケジュールの作成をサポートするアプリの場合、優先順位や期限を設定して自動的にリマインダーやアラートを受け取ることができます。業務の優先順位を明確にし、時間の使い方を最適化する際に便利です。

人為的なミスやエラーを防げる

アプリが業務に関するデータ処理を行うことで、人のミスやエラーのリスクを軽減できます。データの整理や計算、複雑なプロセスの実行などをアプリが自動的に行うと正確性の向上につながるでしょう。

また事前にルールや条件などを設定でき、条件などに基づいてエラーチェックやバリデーションを実行できるアプリもあります。データの入力フォームや処理手順にエラーチェック機能を組み込むことで、不備や矛盾がある場合にアラートを表示して、ユーザーに対して正しい操作や修正を促せます。

データの正確性を高められる

データ入力の自動化ができるようになると、人のミスやタイプミスのリスクを軽減し、正確なデータを保持して一貫性を持たせることができます。

また、データの整合性と統一性を確保したい場合にもアプリを使うと良いでしょう。たとえば、複数の部署やチームが同じデータを操作する場合、アプリを使用することでデータの一貫性の維持が可能です。データの重複や矛盾を防ぎ、正確なデータの利用と分析を実現します。

コミュニケーションの円滑化ができる

チャットやメッセージング機能を備えたアプリを利用すれば、メールや電話のような遅延がなく、迅速かつ効率的なコミュニケーションが可能です。返信やフィードバックの待ち時間を短縮することで、チームのコラボレーションや意思決定プロセスがスムーズに進みます。

またアプリは、複数の人々が同時に作業やプロジェクトに参加する場合にも役立つでしょう。共有ドキュメントやタスク管理ツールを備えたアプリを使用すれば、リアルタイムで情報を共有して、チームメンバーとの協力やタスクの割り当てを効率的に行えます。

外出先からアクセスできる

アプリを使用すると、インターネット接続があればいつでもどこからでも業務にアクセスできます。外出先や自宅など、オフィス以外の場所からでも、必要なデータやツールに簡単にアクセスできるため、業務の継続性や柔軟性が向上します。

また、ほとんどのアプリはモバイルデバイスに対応しているため、外出先での業務をより便利に行いやすいです。リアルタイムの情報に外出先からアクセスできれば、顧客情報、在庫状況、プロジェクトの進捗状況などを把握し、迅速な意思決定や適切な対応が実現します。

アプリで業務・仕事を効率化する際の注意点

アプリで業務の効率化を図る際、メリットだけではなく注意点も把握しておきましょう。

ここでは、アプリで業務・仕事を効率化する際の注意点を3つご紹介します。

アプリによって使い分けが必要である

業務の性質や目的に合わせて、適切なアプリを選択する必要があります。たとえば、タスク管理やプロジェクト管理に特化したアプリや、データ分析やレポート作成に専門的なアプリなどさまざまです。

またアプリを効果的に使用するためには、ほかのツールやシステムとの互換性や統合性を確認しましょう。既存のシステムやデータベースと連携できるか、ほかのアプリとデータのやり取りができるかなどがポイントです。シームレスなデータの共有やワークフローの連携を実現すると、効率化の効果が最大限に発揮されるでしょう。

提供が終了する恐れがある

アプリには、開発、提供、メンテナンス、更新、廃止などのフェーズがあります。アプリを導入する前に、将来的に提供が終了する可能性があるかを確認し、代替策や移行プランを考慮することが重要です。

またアプリの提供が終了する場合、データの移行やバックアップについても注意が必要です。アプリに依存しているデータがある場合、データをほかのシステムに移行する方法やデータのバックアップ方法を確認しておきましょう。

サービス内容や料金が変更するケースがある

アプリの提供元は、新しい機能の追加、既存の機能の廃止、ユーザーインターフェースの変更など、サービス内容を変更するケースがあります。

サービス内容の変更のほかに、料金プランの見直し、新しい料金モデルの導入、追加料金の導入など、料金体系が変更される場合もあるでしょう。将来的なコスト増加や予算の見直しを考慮し、業務に影響を与えるかどうかを評価する必要があります。

業務効率化のアプリを選ぶ時のポイント

ここでは、業務効率化のアプリを選ぶ際のポイントを3つご紹介します。

導入する目的に合っているか

はじめに、業務効率化を図る目的を明確に定義することが重要です。たとえば、時間管理を改善したいのか、コミュニケーションの効率を上げたいのか、あるいは特定の業務プロセスを自動化したいのかなど、目的によって最適なアプリが異なります。

また、既存のシステムやほかのアプリとの連携がスムーズに行えるかも重要なポイントです。将来的に業務が拡大した場合に備えて、柔軟に対応できる拡張性を持つアプリを選ぶと良いでしょう。

特に企業で使用する場合、データのセキュリティやプライバシー保護は重要な要素です。信頼性の高いセキュリティ機能を備えたアプリを選ぶことが望ましいです。

スタッフ全員が操作しやすいか

アプリが直感的で理解しやすいユーザーインターフェースを持っているかは重要です。複雑な操作が必要なアプリは、スタッフ全員が容易に使いこなすことが難しくなります。

スタッフの中には、技術に精通している人もいれば、そうでない人もいます。異なるスキルレベルの人々が同じアプリを使いこなせるように、柔軟性とシンプルさが求められるでしょう。

また、アプリ提供者がトレーニング資料やサポートを提供しているかどうかも肝心です。トレーニング資料があれば、スタッフがアプリを迅速に理解し、効率的に利用するのに役立ちます。

予算内におさまるか

まず、利用可能な予算を明確にしましょう。初期コストだけでなく、維持管理や将来のアップグレード費用も含まれます。

アプリのコストだけでなく、それによって得られる効果も考慮する必要があります。高価なアプリでも、生産性の大幅な向上やコスト削減が見込める場合は、コストパフォーマンスが良いと判断できるでしょう。

また、無料または低コストのアプリも多く存在します。ただし、これらのアプリは機能が限られていることもあるため、必要な機能が含まれているかどうかを確認する必要があります。

【目的別】業務・仕事の効率化におすすめのアプリ21選

業務の効率化にアプリを利用する場合、目的に合ったものを選ぶことが重要です。

ここでは、タスク管理やスケジュール管理などの目的別におすすめのアプリを21選ご紹介します。

タスク管理

タスク管理は、個人またはチームが行うべきタスクを整理し、優先順位をつけて計画・追跡するプロセスです。

Google ToDo

Google ToDoは、Googleが提供するタスク管理アプリです。Google ToDoは、Webブラウザ、スマートフォン、タブレットなどさまざまなプラットフォームで利用することができます。

Googleアカウントに連携されており、Googleのほかのサービスとの連携も強化されています。GmailやGoogleカレンダーと統合すると、メールやイベントから直接タスクの作成が可能です。

Microsoft To Do

Microsoft To Doは、マイクロソフトが提供するタスク管理アプリです。個人やチームのタスクを管理し、効率的な作業やタスクの追跡をサポートします。

Microsoft To Doでは、タスクに期限や優先度、メモ、チェックリストなどの情報を追加できます。ドラッグ＆ドロップでタスクを並び替えたり、完了したタスクをチェックして処理したりすることが可能です。

Backlog

Backlogは、プロジェクト管理とタスク管理を効率的に行うためのオンラインアプリです。開発チームやプロジェクトチームをターゲットにしており、特にソフトウェア開発プロジェクトでの利用に適しています。

Backlogでは、複数のプロジェクトを管理できます。各プロジェクトに関連するタスク、バグ、要件、進捗状況などを追跡し、一元管理することが可能です。

タスク管理では、進行状況や優先度、担当者を設定できます。これにより、プロジェクトの進捗管理とタスクの透明性が向上するでしょう。

Todoist

Todoistは、タスク管理と個人の生産性向上を目的とした人気の高いアプリです。シンプルながら強力な機能を備えており、個人利用から小規模チームまで幅広く対応しています。

Todoistの主要機能は、タスクの作成、編集、管理です。ユーザーはタスクに優先度を設定し、期限を指定できます。

またタスクをプロジェクトに分類し、さらにサブタスクを作成して細分化することが可能です。これにより、複雑なプロジェクトも効率的に管理できるでしょう。

スケジュール管理

スケジュール管理とは、業務やプロジェクトの予定やタスクを時間軸に沿って計画するプロセスです。

TimeTree

TimeTreeは、家族や友人、チームメンバーなどとの予定を共有できるカレンダーアプリです。スマートフォンやWebブラウザ上で利用できます。

通知機能やコメント機能も備わっており、予定の変更やメモの共有、意見のやり取りがスムーズに行えます。重要なイベントや締切のリマインダーを設定することも可能です。

Google カレンダー

Googleカレンダーは、Googleが提供するオンラインのカレンダーアプリです。個人やチームがスケジュールを管理し、イベントや予定を追加・編集・共有できます。

ユーザーは自身の予定を追加し、日付、時間、場所、メモなどの情報の設定が可能です。複数のカレンダーを作成し、イベントを分類して整理することもできます。

進捗管理

進捗管理は、プロジェクトやタスクの進行状況を定期的にモニタリングし、予定と実績の比較や進捗の可視化を行うプロセスです。

Backlog

Backlogは、プロジェクトやタスクを管理できるクラウドベースのツールです。タスクやバグ、要件、進捗などの情報を管理し、チーム全体でプロジェクトの進行状況を確認できます。

具体的には、タスクや課題の作成、優先順位付け、期限設定、進捗の更新などが行えます。チーム内でファイルなどの共有も行えるので、効率的なプロジェクト管理とチームの協力を実現します。

Jooto

Jootoとは、クラウド型のタスク管理ツールです。いつもチームメンバーが進捗状況を確認でき、状況判断に活用できるよう設計されています。

仕事や作業を入力したタスクカードは、ドラッグ＆ドロップで動かせます。追加されたタスクを付箋に書き出し、完了した付箋を剥がすイメージで直感的に操作が可能です。

名刺管理

名刺管理は、取引先やビジネス関係者から受け取った名刺を整理・管理し、重要な情報を把握・活用するプロセスです。

Eight

Eightは、無料で名刺管理ができるサービスです。スマートフォンで名刺を撮影するだけで、クラウド上にデータを無制限に保存できます。

スマホだけではなくPCからも情報にアクセスできるため、社内外どこからでも確認が可能です。

Wantedly People

Wantedly Peopleは、Wantedly株式会社の名刺管理ソフトです。同社が提供している、SNS「Wantedly」との連携ができます。

iOSとAndroidに対応したスマホアプリから利用でき、時間や場所を選ばずに保存した名刺データの確認が可能です。

myBridge

myBridgeは、名刺管理に特化したアプリです。このアプリは、名刺のデジタル化と管理を簡単に行えるように設計されており、ビジネスシーンにおける人脈管理や情報整理に役立つ機能を提供しています。

myBridgeを使用すると、スマートフォンのカメラを使って名刺をスキャンし、デジタルデータに変換できます。スキャンした名刺の情報は、アプリ内で編集や整理が可能です。

また名刺情報は、名前や会社名、職種などのキーワードで簡単に検索することができます。これにより、大量の名刺データの中から必要な情報を迅速に見つけられます。

連絡手段

ビジネスにおける連絡手段は、ビジネス関係者間で情報や意見を交換するためのコミュニケーション手段です。

ChatWork

ChatWorkは、ビジネスコミュニケーションを効率化するためのビジネスチャットツールです。企業やチーム内でのメッセージのやり取り、ファイル共有、タスク管理などを一元化し、円滑なコミュニケーションと業務効率化を実現します。

タスク管理機能も提供しており、タスクの作成や割り当て、期限の設定などが可能です。チーム内でのタスクの進捗状況の把握や優先順位の管理が容易になります。

Slack

Slackは、ビジネスコミュニケーションやチームコラボレーションのためのクラウドベースのプラットフォームです。メッセージング、ファイル共有、タスク管理、通知などの機能を統合し、チームのコミュニケーションと業務の効率化をサポートします。

さまざまなアプリやツールとの連携も強化されており、Google DriveやTrello、GitHubなどのサードパーティ製品との統合を実現しています。そのため、チームが利用するさまざまなツールや情報を一元化し、作業効率の向上につなげられるでしょう。

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Microsoftによって開発されたコミュニケーションとコラボレーションのためのアプリです。ビジネス環境でのチームワークを強化し、効率的なコミュニケーションを促進することを目的としています。

ユーザーはチームメンバーや個人との間でリアルタイムのテキストベースのチャットを行うことができ、迅速なコミュニケーションを実現できるでしょう。

またビデオ会議やオーディオ通話の機能を提供しており、リモートワークや分散チーム間の顔を合わせたコミュニケーションが容易になります。

メモ・ノート

ビジネスにおけるメモ・ノートは、重要な情報やアイデア、会議の議事録などを書き留め、保管・参照する際などに役立つツールです。

Apple メモ

Apple メモは、Appleが提供するノート作成アプリです。iOSおよびMacデバイス上で利用でき、テキスト、画像、リンク、チェックリストなどの情報を含むノートを作成・編集・整理ができます。

iCloudと連携されているため、デバイス間でノートが同期されます。iPhone、iPad、Macなどの異なるデバイスでノートにアクセスしたり、編集したりすることが可能です。

Google Keep

Google Keepは、Googleが提供するノート作成およびメモ管理アプリです。Webブラウザ、スマートフォン、タブレットなどのさまざまなプラットフォームで利用できます。

テキストメモだけではなく、写真、音声メモなども作成して記録できます。リマインダーや通知機能も備えており、特定の日時や場所に関連付けられたタスクやメモの通知を受け取ることが可能です。

Evernote

Evernoteは、メモやノートをデジタル形式で管理するためのアプリです。個人のノート取りからプロフェッショナルなワークフロー管理まで、幅広い用途に対応しています。

ユーザーはテキスト、画像、音声、手書きのメモなど、多様な形式でノートを作成できます。作成したノートはノートブックに分類し、さらにタグを付けることで整理が可能です。

またEvernoteは、パソコンやスマホ、タブレットなど複数のプラットフォームで利用でき、デバイス間でノートが同期されます。これにより、どこからでも情報へのアクセスが可能になります。

Microsoft OneNote

Microsoft OneNoteは、Microsoftが提供するメモとノート取りのためのアプリです。このアプリは、情報の収集、整理、共有を効率的に行えるように設計されており、個人的なメモからプロフェッショナルなワークフローまで幅広く利用されています。

OneNoteでは、ページ内にテキスト、画像、リンク、音声メモなどを自由に配置できるフリーフォームのインターフェースを提供しています。タブレットやスタイラスペンを使って、手書きのメモや図面の作成も可能です。

またMicrosoft 365のほかのアプリとの統合が強化されており、Outlook、Word、PowerPointなどと連携して使用できます。

ストレージ

ビジネスにおけるストレージ管理は、企業や組織内で生成されるデータや情報を効果的に保管、整理、管理するプロセスです。

Google ドライブ

Googleドライブは、Googleが提供するオンラインのクラウドストレージおよびファイル管理サービスです。ファイルをアップロードし、保存・管理・共有ができます。

アップロードできるファイルは、テキスト文書、スプレッドシート、プレゼンテーション、画像、音声、ビデオなどさまざまです。またGoogleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライドなどのオンラインのオフィススイートと統合されています。

Microsoft OneDrive

Microsoft OneDriveは、Microsoftが提供するクラウドストレージおよびファイル共有サービスです。使いやすいインターフェースと大容量のストレージを提供し、個人やビジネスにおいてファイルの保存、共有、バックアップなどに広く活用されています。

またMicrosoft製品との統合性が高く、効果的なコラボレーションと生産性の向上をサポートするための重要なツールとして利用されています。

Dropbox

Dropboxは、オンラインストレージとファイル共有サービスを提供するアプリです。個人ユーザーからビジネスユーザーまで幅広く利用されており、ファイルの保存、共有、アクセスをクラウド上で行えます。

Dropboxは、ファイルやドキュメントをクラウド上に安全に保存する機能を提供します。これにより、どのデバイスからでもアクセスが可能です。

またユーザーは、ファイルやフォルダをほかのユーザーと簡単に共有できます。ファイルやフォルダをDropboxにバックアップすることで、データの損失リスクを減らすことも可能です。

まとめ

業務・仕事を効率化するためには、アプリの活用が有益です。アプリを利用することで時間を節約し、人為的なミスやエラーを防げます。

さらに、データの正確性が向上し、コミュニケーションの円滑化も実現できる可能性があります。アプリは外出先からもアクセスできるため、業務の柔軟性を高めたい方におすすめです。

ただし、アプリによって使い分けが必要であり、提供終了やサービス内容・料金の変更に注意する必要があります。

タスク管理、スケジュール管理、進捗管理、名刺管理、連絡手段、メモ・ノート、ストレージなど、それぞれの目的に合わせたアプリの選定が重要です。